电子政务新视点 跨部门信息共享平台
来源:硅谷动力 更新时间:2012-04-13
政府部门如何实现相关业务的信息资源共享，同时不形成相互业务之间的可能重复？近来，一系列政府业务驱动下建设的跨部门信息共享平台为我们提供了答案，换言之，由若干核心业务相关的政府机构“共同规划、联合管理”的跨部门信息平台和配套信息交换流程，既达成了提高业务效率的目的，同时也有效降低了电子政务的投资，不同的政府机构在业务驱动下构成了新型的“合作联盟”。
规模经济是信息化的核心发展机制之一，信息化建设从来没有领域的区别，跨部门信息共享顺应了这一规律。跨部门信息共享平台的优势在于：大幅降低电子政务建设成本，减少不同政府机构业务冲突和重叠，提升了政府行政效率和服务、监管绩效。电子政务的逐步深化、降低投资风险和提高投资效益已经成为当务之急。跨部门信息共享可以使业务相关政府机构共同分担财务和技术上的风险，分摊软件和硬件的投资，同时，政府执政能力得到提高。
从目前来看，政府机构之间可以形成如下两种跨部门信息共享联盟形式：
“参与－参与”型：这将是最为常见的一种合作方式。国内典型的成功案例为中国电子口岸综合服务网站，作为税务、外汇、海关、质检、公安等国家行政执法部门联合建设的综合网站平台，提供跨部门、跨地区、跨行业数据交换和联网核查，并向企业提供网上办理报关、结付汇核销、出口退税、税费支付等实时在线服务，由诸多政府部门实现广泛参与的合作成果。这类型的跨部门合作需求是广泛存在的，例如：质检总局与卫生部在应对口岸公共卫生事件过程中，需要相互通报相关重大政策和工作信息，共同研究部署重大防治工作，这就为跨部门信息平台建设提供了现实需求。
“主导－配合”型：典型需求例如城市应急联动系统建设，需要以公安部门主导，交通、卫生、城建等部门广泛参与，以保障联动系统的适应性、兼容性、共享性，从而保障系统能够实现集各种城市应急部门的接警、调度于一身，能迅速处理城市自然灾害等突发公共安全事件；与政府各职能部门，甚至是居民小区管理部门共享信息，达到多部门联动，处理和预防危害公共事件的发生。
成功的跨部门信息共享，需要各方的信息化主管部门做好以下工作：
建立共同的目标集：以任务为驱动（task-driven），建立共同目标，合作订立具有指导意义的任务说明书，就3W要素形成共识，即：WHAT-要完成的任务是什么；WHY-为什么要这样做；HOW-如何才能实现任务。
联合设计总体框架和流程：订立统一流程和标准，建立共同行为。合作各方需要就信息共享平台建设的知识产权分配、保密协定、风险分担、责任界定、预算分配、协调人产生与角色定位等达成一致意见，建立健全指导合作各方工作行为的规范性文件。需要指出的是，政府跨部门合作必须明确合作的界定条件，建立信息共享平台运行的约束系统，这对于对职能比较敏感的政府合作尤其关键。
定期召开沟通会议：及时进行问题协调，建立共同语言。及时就合作双方的信任感建立、重要阶段的工作调度、重大问题的协商解决等问题进行协商，加强信息共享平台的过程管理。
建立协调角色的专家支持队伍：由双方和第三方共同组建平台运营的专家队伍，对平台工作任务与过程进行协调。专家团的主要任务是协调，而非领导、控制，所扮演的角色应该是跨部门合作的桥梁、辅助者和障碍消除者。
优化业务流程：在核心业务的驱动下，通过跨部门信息共享平台的建设实现双方合作机制的建立，可以对业务流程优化形成良性的促进作用。通过信息平台建设，优化政府流程的主要形式有：能力共享(capacity sharing)、链状执行（chained execution）、合同转包（subcontracting）、实例转移（case transfer）和(扩展)松散耦合(loosely coupled)等。
综上所述，政府业务流程具有信息流动延迟、协作流程分布分散、业务模式变化较快的特点，这一点在跨部门业务合作上表现更为突出，这就为信息共享平台的发展提供了机遇。有理由相信，在一系列跨部门信息共享的成功案例示范下，这种合作模式将得到更大程度的重视和推广，并为国内外企业提供一种全新的市场机会。