|
档案信息化是我们国家档案事业发展“十一五”总体规划目标的主要任务。在信息化发展过程中，从档案部门的工作来看，已经明显感觉到信息化实际上是档案工作的一个环境。档案工作要想做好，信息面向社会，产生社会效益和经济效益是需要做大量工作的。 在档案信息化的发展过程中，可以明显感觉到计算机信息网络的应用在档案管理工作中获的普及，几乎可以覆盖档案工作的各个工作环节。由此可见，信息网络由一般工具逐步成为人们生活和工作所以来的环境，因此档案信息化获得了较快的发展，在某些方面已经与社会的信息化密不可分。 现在我们进行的档案数字化工作有这样几个主要项目，一是数字档案馆的建设。还有电子政务中的电子文件和电子档案的一体化管理。以及档案信息的整合和面向社会的应用。 问题集中在这样几个地方：分散的档案信息库将逐步被整合为国家基础信息资源库。档案信息化的法规和标准体系要建立和完善，网络环境中的档案信息利用方法，电子文件真实性保证、法律地位的确定、电子档案的长久保存等等。 档案信息资源的充实及其与国家基础信息资源数据库的整合 一个是要求进一步转变观念，切实把档案信息作为国家基础信息的一部分。尽量拓展档案信息的服务领域。第二是加大档案信息化的管理和指导力度，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步。三是进一步落实档案有关的法规，在保证档案信息安全的同时保证档案信息的合法利用。 具体任务：现有数据库的充实与完善、现有馆藏档案数字化工作、对电子文件的产生和归档全过程的管理。 加快建立电子文件和电子档案的相关法规体系 对文件管理立法，使管理程序、管理过程具有法律依据，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我们的法律体系还没有到位，虽然法制建设已经取得了很大进展，政府职能的转变也创造了一定条件。但是从档案工作者的角度看，相关立法工作的步伐还是偏慢。 参与电子政务的建设形成一体化的管理模式 国家电子政务建设发展很快，档案信息化如果不加快步伐，会造成灾难性后果。需要解决的问题：第一个是让电子政务的建设者认识到电子文件的管理必须按照档案管理的要求进行。第二还要让档案工作者有相关知识，这也是我们觉得很困难的。第三是把握时机，做好这项工作。 维护公众利益和满足各类利用者顺利获取档案信息的方法和途径 目前我国的档案信息化服务问题仍然很多。不同程度的存在如下问题：如确定服务对象时注重领导机关和决策者，对基层和大众有所忽视；由于种种条件限制，采用的服务方式落后，观念相对封闭和保守；技术措施跟不上实际需求的发展等。 对档案部门来说，做到为信息找到利用者，同时也为公众找到所需档案信息创造方便条件。用户群划分从上到下决策层、管理层、企业层和普通民众，由近到远本地用户、异地用户、远程用户。现在是上层用户资源占有最多，下层用户资源占有少。应用的情况正好相反，下层效益高、上层效益低。 消除各个部门信息共享壁垒的问题，可以在将政府的管理转变为服务时，做到针对某个服务对象整合各相关部门的相关信息，使多个部门同时共享各自所有的信息，以同时协同对服务对象的服务。 解决现有信息检索方法不适应综合信息环境的复杂网络综合性信息库要求的问题。 与社会信息化相结合，促进档案信息网络等基础设施的建立 跟电子政务相比档案部门对于信息化的投入做的不够普遍、不够连续、不够均衡、不够力度，迫切地期待着改变档案信息化以往的自下而上摸索、各自为政实施、另打碎敲建设、重复性投入造成浪费等情况；做到全国统一规划，自上而下实施，以中央投入带动地方投入，均衡发展、广泛受益，开劈档案信息化健康发展的新局面。 关注信息新技术的发展和新载体的使用，解决档案信息和电子档案的长久保存问题 信息化建设从技术上来讲是一个双刃剑，支撑信息化的应用和发展，同时带来很多难题，尤其是从档案角度。要求档案工作者必须随时关注信息技术的发展，及时更新知识，从电子文件产生的前端开始进行关注或干预，对相关技术进行测试、研究、鉴别和筛选，在此基础上对相关问题提出指导意见。 |