1、PRINCE2应用于电子政务管理的起源

PRINCE（在受控环境下的项目管理）于1989年首次由英国政府商务部办公室（OGC）提出，它描述了如何以一种逻辑性的、有组织的方法，按照明确的步骤对项目进行管理。它不是一种工具也不是一种技巧，而是结构化的项目管理流程，这也是为什么它容易被调整和升级，适用于所有类型的项目和情况。1996年发布的PRINCE2很快成为非常流行的IT项目管理方法，同时英国政府宣布将它作为项目管理的标准理论。其发展历史见图1。自推出以来，PRINCE2被公众和和英国政府部门广泛采用，特别是应用于电子政务工程管理领域（例如为教育部门制定战略规划）。英国政府商务部办公室（OGC）在2005年发布了PRINCE的新版本，并且使其成为了OGC的标志。 随着PRINCE2在英国和欧洲的广泛应用，现在世界上越来越多的国家开始重视并认可PRINCE2的管理理论。

 图1 Prince2发展历史沿革

2、PRINCE2综述

据统计，一个IT项目的失败，是由于诸多原因造成的：项目开展过程中关键用户参与度不够；技术的革新带来产品的变化；用户的需求不够明确；项目边界不明确范围外延；产品交付过程中缺少有效控制；不适当的产品测试等。为了增加项目的成功率，需要一套可控的、适用于IT项目管理的理论方法。PRINCE2项目管理理论在政府信息化项目中非常适用，使项目团队能够明确项目的边界和很好的解决用户需求。PRINCE2对每一层极的角色与责任有明确的定义；在项目规划方面，PRINCE2将项目整体分层级的进行阶段性规划，从而形成整体规划，同时将项目管理的技术性工作和管理工作进行了区分，职责更清晰；在项目中PRINCE2使所有参与者对项目风险都有了充分的认识，帮助管理者减少风险。

PRINCE2理论中，项目所处的环境可以被认为有七个“W”，分别是why（项目论证），who（项目组织结构），what（项目质量），when &how（项目计划），what if（项目风险），what is the impact（项目变更），where（项目进展）。         

PRINCE2由流程，组件和技术三类构成。PRINCE2中“流程”包括：项目准备（SU，Starting up）、项目启动（IP，Initiating），项目指导（DP，Directing），阶段控制（CS，controlling a stage），交付物管理（MP，Managing product delivery），阶段边界管理（SB，managing stage boundaries），项目关闭（CP，closing）和项目计划（PL，Planning）。其中每个进程均包含有子进程，子进程的交付物（输出）作为下一阶段的输入。具体内容参见图2：

 

 

图2 Prince2项目管理流程图

在每一个流程当中，PRINCE2都有不同组件的组合方式。组件的含义是：项目案例（业务/商业案例），项目组织，计划，控制，风险管理，在此项目环境中的质量，配置管理和变更控制。

PRINCE2包含三种技术，分别为：基于产品的规划（PBP，Product based planning），变更控制方法（CCA，change control approach）和质量审核技术（QRT，quality review techniques）。在项目流程当中，阶段控制（CS）、交付物管理（MP）和项目规划（PBP）用来提供输出。 PRINCE2是在三个层面的规划，项目的最高决策者要分析做一个特定的项目带来的价值是否值得，项目的管理者关注于项目交付物的可行性，项目实施团队经理从项目的管理者处获取创造可交付物的要求后，带领团队实现目标。

    3、基于PRINCE2的电子政务工程项目管理优势

利用PRINCE2进行项目管理，主要就是由项目的最高决策者分析做一个特定的项目带来的价值是否值得，项目的管理者关注于项目交付物的可行性，项目实施团队经理从项目的管理者处获取创造可交付物的要求后，带领团队实现目标。这种管理理念在电子政务工程项目管理中具有较大优势，主要体现在：

（1）电子政务项目涉及的业务单位人员，一般对业务流程非常熟悉和了解，但并不一定非常清楚实现该流程需要使用的技术，而开发商可能对相关业务流程没有足够的了解，获取的信息也不是很准确，将可能导致项目的失败。因此基于PRINCE2进行电子政务工程的项目管理，就可以利用其技术专业背景依赖度不高，容易学习，流程、组件和技术三元素能够灵活使用的优势，保证项目干系人在项目整体范围能分析项目的时间，成本，质量，范围，风险和收益。

（2）电子政务业务的实施常常随着组织机构、国家政策、业务需求深化等原因导致变更，使用传统项目管理方法，可能导致频繁的变更申请和审批，降低了项目实施的效率。利用PRINCE2在每一个流程都有一个独立的控制环节的优势，可以帮助项目的管理者制定正确可行的目标，同时明确实现目标的最优化路径，即使在项目执行过程中由于环境的变化产生任何干扰，所有因素均在可控制范围之内，这样有利于用户随时在项目中提出需求的变化，同时，它还能保证项目实施的质量不会因为变更而出现偏差。

（3）电子政务项目在实施过程中，由于用户并不能完全预知项目最终的结果，因此如果投资出现偏差，将给政府带来较大的损失。利用PRINCE2中一个项目的开始和结束均有具体案例可循的优势，能够通过分析一系列业务/商业案例帮助建设者单位分析项目的成果能过获得的收益以及商业价值，进而形成一个符合项目情况的案例分析，建设单位若对业务/商业案例间的差异不是很满意，则随时可以从项目中撤出，不会给政府带来负面的影响。

（4）电子政务项目涉及的承建单位多，技术复杂，因此沟通协调难度非常大，因此利用PRINCE2把管理和技术分开的管理理念，可以尽量减少对承建单位的干扰，强化了各项目干系人之间的沟通。在PRINCE2中，通过对整个项目的组织和控制，定期检查计划，灵活的决策点，自动化管理控制，各项目干系人以良好的沟通使得项目风险管理变的较为容易。

4、基于PRINCE2的电子政务工程监理工作探索

经过上述分析和总结，PRINCE2在项目管理中具有的天然优势可以移植到监理的工作过程中，尤其质量控制、变更控制和风险管理可利用度最高。以下就是笔者在这方面进行的分析和探索。

（1）质量控制

质量是一个抽象的概念，对于一个信息化项目，质量的优劣是指该项目是否到达的最初的需求。人、计划、方案、环境等条件都可能成为影响项目质量的因素。为了有效的控制这些因素，在项目中进行质量控制是必不可少的。PRINCE2是一套成熟的项目管理流程，在项目中使用PRINCE2可以很好的进行质量控制。

PRINCE2基于产品的，其以“业务实例”为驱动。尽管在项目开始之前并不存在真正的业务过程，但它在启动阶段就设立了一个业务模型，并从项目要求、合理性等方面对项目进行了规定。合理的计划是项目成功的关键，不切实际的计划和天马行空的想象往往使得计划看起来很美妙但其实这是灾难性的，因为从实际出发项目无法达成这样的目标的，质量的合格也就无从谈起了。PRINCE2在项目最初的阶段就强调了业务的合理性这使得质量管理从开始就走在正确的道路上。

PRINCE2有明确的层级划分且对每一层级的角色与责任定义明确，管理和技术的分离使得各项目干系人能够很好的参与和开展工作。通过这些措施PRINCE2很好的实现了对人因素的控制，大大提高了参与人员的工作效率，明确责任使得参与者对自己承担的风险有了清楚的认识，减少了顾虑，如果出现问题也能更好的处理，做到责任清晰，减少了纠纷的发生。使用PRINCE2，整个项目流程都在控制和组织之下，把质量控制点作为项目关键点，使我们在项目中发现质量控制点的偏差与变化，并可以及时的对质量的改变加以控制和修改。

（2）变更控制和风险管理

在一个项目的进行中，变更的发生总是不可避免的，变更的发生往往影响整个项目的进度和最终的质量，所以如何有效的对变更进行控制，也与项目的成功息息相关。PRINCE2指可控环境下的项目管理流程，其对变更控制和风险管理，也提供了很好的支持。

电子政务项目中，变更可能随时发生，但是有些细小的变化在前期可能不足以引起注意，但随着时间的变化这些细小的变化可能不断扩大并最终影响项目实施，甚至直接导致项目最终失败。前面说到PRINCE2使得整个项目都在控制和组织之下，并且在项目的开始阶段对项目的要求、合理性等方面进行了规定，强调业务的合理性。在这样的管理模式下细小的变化总能被很快的发现并及时的处理，控制了变更的影响，减小了风险。

PRINCE2的管理模式使得各方面能对变更的发生做出快速的响应并在自己职责范围内对变更进行评估，便于之后多方的确认。总的来说PRINCE2让项目的各个方面都很好的参与到了项目中来，为项目管理提供了有益的沟通，这样的沟通使得项目的变更控制更加的灵活。

5、局限性分析

PRINCE2优点明显，但是其缺点也较大。主要体现在：

（1）PRINCE2指的是受控环境下的项目管理，但是实际上环境是随着项目的进度不断变化的，从而可能导致环境的不可控。

（2）PRINCE2一般是一种产品导向方法和任何其他方法的整合，这可能因为一体化的性质导致困难发生冲突。

（3）使用PRINCE2管理项目可能会消耗更多的时间在准备执行文件，发布会议等方面，在管理重要问题是个很大的挑战。

6、结论

PRINCE2方法涉及管理、控制、组织和重视用户需求。对于多数使用这种方法管理的项目，这些因素是导致其成功的关键。不只是IT项目，其他服务组织也从使用这种管理方法中获益。因为其灵活性，合理的规划和其他优势。这也是为什么英国政府宣布prince2为他们遵循的标准方法的原因。虽然有一些缺点，prince2依然是英国和其他欧洲国家最熟悉的管理方法。prince2可以使用于任何项目和大小不同的组织，这在电子政务工程项目管理以及监理工作中也是有益的、可行的。