提高效率 节约成本
塘下镇机关试用办公自动化系统
文件拟定到签发最快只用一天
 

　　“拟好文件后，平台自动提醒需要审阅的领导，节省了找领导审阅和来回传送的时间。”日前，塘下经济发展办公室工作人员项伟国，要拟一份关于塘下汽摩配产业园区公共地块征地函，他登录塘下电子政务平台，点击启动流程选择发文流程，填写内容后提交，他所在科室的负责人、分管领导将根据程序流程，逐步审阅，最后办公室人员发文到所需的单位和个人，最快一天就能确定文件是否签发。这是塘下镇办公自动化带来便利。

　　日前，塘下镇政府、新区管委会开始试用OA(办公自动化)系统，往后该镇的公文传阅、文件起草、内部文件发送等工作均在OA系统内完成，纸质文件仅用于档案收藏、流转机密或特别重要文件时使用，且该平台与市政府OA系统实现无缝对接。下月起，塘下5个办事处也将加入到OA系统，实现无纸化办公。

　　据悉，此次塘下镇OA系统首先启动的是公文传阅、文件起草、内部文件发送等工作。

　　公文传阅指的是对上级或其他单位来文进行内部传阅。首先由文书按要求对来文进行登记，然后把来文录入OA系统，开始进行网上传阅，经过传阅程序后，由文书归档。

　　文件起草指的是由镇(区)内设部门起草的镇(区)发文件。首先由责任人起草并在OA系统内按发文要求录入文件的电子文档，开始进行网上审核签发，签发程序结束后，由文书进行归档，并按要求发送电子文件或印发纸质文件。

　　内部文件发送指的是镇(区)发文件发送到各办事处、镇(区)机关各部门单位或个人的程序。由文书在OA系统内将镇(区)发文件直接发送给相关部门单位或个人。

　　“通过个人账户登陆平台，你个人的所有收发文件均能在平台上看到，且服务器会设置每个人的权限范围，科室负责人、主管领导以及分管领导等均有不同的权限设置。”平台技术人员何建芳介绍。

　　何建芳打开操作流程图介绍，首先由科室人员拟稿，填写标题、正文、附件等必填内容后提交，系统自动短消息提醒科室负责人初审，审阅后平台上会显示已阅或者同意、不同意等意见。初审审阅同意后，办公室审核并将该文件发给分管领导审阅和主要领导签发，走完这些流程均得到同意后，办公室添加文号，传送到所需的人和单位，最后系统自动归档。

　　“以上这些流程，每一个登录并参与到流程中的人员，都会被系统记录下来，包括编辑、修改记录等等。”何建芳说，为了保障系统的安全，服务器的前端部署Web防火墙、行为管理器，服务器上的所有动作都可以监控下来，且该服务器均由内部人员开发和打理。另外，市公安局还会定期扫描查找该OA系统，寻找漏洞。

　　“通过这个平台，拟一个文件到最后确定签发，最快一天内就能确定，而传统的纸质文件，经各办公室传递审阅，有可能需要多天才能确定下来。如需传递给其他单位或个人，能做到实时到达，无需人工送达或者邮寄。”塘下镇党政办公室主任陈育强说，OA系统让塘下镇机关实现无纸化办公，既节约纸张、又节省时间，办公更高效。

　　(记者杨微微)