济南药业集团是由原山东省济南药材采购供应站改制而成。做为山东省药品经营历史最长、药品经营规模最大，药品经营种类最全的省属二级站之一，曾承担了全省40多个县、市、(区)的药品供应任务，同时负责省城各大医疗单位及当地居民的药品供应。于1996年，按照现代企业制度，建立了有限责任制公司，使企业得到了快速的发展。在900名员工当中，专业技术人员已超过60%。并成为山东中医药大学实习教育基地。截止99年底，集团公司已成功跨入了全国百强医药企业的行列。

　　集团公司下设有16个全资批发分公司，一家综合中药饮片加工厂。以此为基础，组建了济南药业药品仓储直销中心、中药材仓储直销中心、中成药配送中心、医药展销中心等货源基地，从而在北园路东工商河畔，形成了占地百余亩的济南药业城，从2000年底开始运作，经过半年的时间，已筑起了山东医药配送第一平台。公司现于山东现代商业广场成立大型的医药批发超市，经营面积10000平方米，其建筑与周边的商贸、餐饮、娱乐等融为一体，另有大型停车、展览、活动广场，有配套齐全的金融、运输、宣传、服务机构。

　　集团公司所属有78家零售药店，其中以济南唯有的两家中华老字号药店宏济堂、居仁堂为龙头，分别成立了乐家老铺和居仁堂零售连锁公司，深挖了中药文化底蕴，发挥了品牌优势，其经营业务覆盖全市。近几年来，公司着力进行经营业态调整，逐步由单纯的商品运营转到商品和资产运营并重的道路上来，先后兼并济南爱民药厂，成立了控股的济南爱民制药有限责任公司;与天津太平医药集团合资，成立了控股的济南太平药业有限责任公司;与南京金陵药业集团、深圳三九药业集团、西安东盛集团合作，在济南成立?quot;三九"医药零售、东盛医药等有限责任公司;与香港生达新世界生物工程公司合作，在香港组建了宏济堂分号。此外，公司还与国内外500余家厂商有着长期紧密的合作关系，且是省、市各大医疗单位网上招标购药主要供货单位。 目前，集团公司经营化学药品、生化药品、中成药、中药材已及医疗器械等1万多个品种规格，形成了以化学，生化药品为重点，以中成药为骨干，以中药为饮片，中药材为优势的经济格局。其经营网络辐射到山东省80%以上的市、地二、三级经营公司和山东省70%左右的三级甲医院，是省、市各大医疗机构网上招标购药的主要供货单位。

　　集团公司2002年销售收入已超过6亿元，总资产达到3亿元。2003年9月11日，公司一次通过GSP达标认证，使得集团公司管理经营更加规范化、理念化，为公司的进一步发展奠定了坚实的基础。济南药业集团以诚信为本，愿与广大客户商家携手共谋发展。

　　2003年12月27日，由全国百强医药流通企业--济南药业集团公司组建的东部医药批发中心正式投入运营。该批发中心是济南药业集团在成功建立东工商河路药品物流配送中心的基础上建立的又一个仓储直销式药品批发中心，从而形成"两个中心"，一个主内(省内)，一个主外(省外)，实现两翼发展。该批发中心拥有7000多平方米的展示大厅，近万平方米的商业广场，是济南市规模最大的药品批发中心。该批发中心之所以以"东部医药"命名，就是要走总经销、总代理，大医药、大物流的路子。要立足山东，辐射华东，影响江北，立志打造中国东部药品集散地，抢占东部医药经济制高点。该批发中心由济南药业集团投资建立，是济南药业集团积极扩大规模，构建市场网络，培植新的核心竞争力的又一重大举措，这必将引起济南乃至山东省内医药行业的重大调整，加快医药行业走大医药、大物流的步伐。可以预见，今后医药批发行业的竞争将会更加激烈。

　　集团公司于2002年10月8日正式使用北京佳软公司的物流管理系统，包括总部配送中心及十六个分公司在内的共计120多个站点，随着业务的扩展，软件系统应用规模也在迅速增加。

　　一、 济南药业集团实施第一步:问题的提出

　　随着企业规模的扩大，分公司的增多，公司业务越来越复杂，大量的管理问题随之产生，诸如:不能及时、准确了解各分公司的销售情况和库存情况;无法合理制订采购与配送计划;报表和数据增多而且整理困难;不了解整个公司体系中的资金运作状况;在贯彻GSP认证标准中存在一系列困难等等……怎样解决这些管理难题?依靠传统的管理手段，已无法解决这些难题。只有实现信息化管理是唯一的办法。

　　实现信息化管理，建立高效的医药分销信息管理系统，这一决议经公司办公会议通过。公司成立了企业信息化领导小组，总经理任组长，由一位副总任副组长并主持具体工作。

　　在上新系统之前，领导们是期望与担忧共存。系统的成功实施确实可以给企业极大的受益，这是济南药业所期望的;但是失败的企业信息化给企业带来的结果往往是灾难性的，这也是济南药业所担忧的。因此，选择好的软件供应商，选择好的合作伙伴，对于信息化的成败起到至关重要的作用。经过了精挑细选，反复比较，济南药业最终从众多国内外管理软件开发商中，选择了北京佳软信息技术有限公司"协力商霸医药管理系统"。作为合作者，后两者为济南药业公司提供了拥有良好性价比的医药分销管理系统， 成功完成了系统的开发与实施，并提供了包括硬件集成、软件需求与实施的咨询、售后支持等全方位的系统服务。

　　二、系统开发目标

　　第一:实现总部-分公司信息共享，增加管理的透明度，提高管理层对经营过程的监控力度;

　　第二:提高准确度，降低出错率，做到帐帐相符、帐实相符;

　　第三:保证数据的完整性，系统运行的安全性和稳定性，实现技术的先进性;

　　第四:业务流程符合国家医药行业标准，将GSP的要求，嵌入经营过程中;

　　第五:系统具有持续升级的能力，满足企业供应链管理发展的需要;

　　第六:系统具有良好的拓展性，支持济南药业公司下一步全省发展规划

　　第七:通过对经营数据的统计分析，为经营决策提供依据，提高企业的核心竞争力。

　　三、系统总体概况

　　功能结构及简介:

　　该系统由多个子系统组成，涵盖了济南药业公司绝大部分的业务状态，其功能划分见下表:

四、重点解决的问题

　　济南药业实施大规模的信息化应用，是希望解决制约企业发展中存在的问题。那么，实际中解决了哪些问题呢?又达到了什么效果呢?

　　(一)、为GSP达标提供保障

　　GSP医药规范是国家强性规定，要求各医药流通企业必须达标的。但同时，很多企业又在推行信息化。对于济南药业这样的药品流通企业，如何利用信息化推进GSP达标呢?国内很多医药企业GSP是达标了，但是基本上停留在手工操作层面上。但是这种手工操作对于企业而言，也是有难言之痛的,比如在药品的效期管理上,通过手工方式就很难做到全面控制,我们可以想象通过手工方式对于数万批的商品作效期管理那将是一个什么样的工作量。济南药业信息化领导小组认为，将GSP规范融合到管理信息系统中去采取"一步到位"的作法，这样可以节约时间，节省成本。济南药业系统中对于GSP的实现是通过两方面来实现的。一是通过设专门GSP管理模块，供有关于GSP的记录、报表、查询的汇集，以便于随时对于企业质量管理规范的检查，计划，总结;二是通过在各业务操作上按照GSP要求，设置GSP控制点，也就是说在进行业务操作时必须通过该控制点。比如在入库时必须有验收环节，在出库时必须有复核环节，对于特殊药品做到了双验双核，在GSP要求中，对于业务环节的控制有很多，通过信息化的手段，使得平时这些往往容易忽视的环节得到了强制执行，确保药品质量经营的规范化。通过GSP标准，企业可以真正实现药品质量规范化管理，济南药业通过管理信息系统来达到这一目的，也是业界中的一次有益尝试。

　　(二)、强化对首营药品和供货商的审批程序

　　对于首营药品与首营供应商的审核是GSP中要求的重要内容，但是没有用软件前，我们经常要面对这样的问题:该类药品"似曾相识"，但又不能确定是否首营商品，于是采购人员要花费大量的时间去查阅相关资料;某位供应商向我们销售特殊药品，但是谁也不可能清楚的记得该供应商是否具有该类药品得到经营资格;诸如此类的问题花费了大量的"时间成本"。在我们实行软件管理后，这些讨厌的"内部耗损"一去不复返。由于业务过程中的进、销、存操作均要通过系统完成，而系统中对首营品种和首营供货商的增加和审批制定了严格的流程，并规定了审批权限，同时，在首营审批阶段即将该商品或供应商的基本情况都可以记录，从而形成软件的基础数据，日后的业务过程的数据来源都是源于基础数据的，从而保证了业务经营中的准确性，对于没有经过审批或审批不通过的品种和供货商是不能进入业务环节的。如此一来，从根本上杜绝了经营品种和经营渠道的随意性，把住了规范经营的第一关。

　　(三)、价格管理

　　医药分销企业涉及到的价格管理比较复杂，主要在以下业务环节中会有价格管理的问题存在:如何对于不同的开票点做到统一价格管理，这也是传统医药分销中的老大难问题;当国家规定的药品价格发生变化时，总部如何将这一信息传达给各开票点，并能够做到实质性的控制;商品在采购结算时与合同中规定的价格往往会有小部分的变动，软件能否解决这一问题;对于不同分公司的配送价格会有区别。以上问题在软件管理系统中得到了很好的解决，既要维护政府价格的严肃性，也保证正常的经营秩序，同时为济南药业的规模化经营提供了管理上的保障。

　　(四)、药品的效期管

　　药品的效期管理是医药界共同关注的问题，要做到对每一种药品的效期严格控制，也是医药企业颇为头痛的问题。济南药业公司药品品种多，效期管理是医药企业一直关注的问题，也是GSP重点强调的问题。但是要对几千种药品做到全部效期控制，却也并非易事。以前在药品还在配送中心时，要对药品进行盘点，出库时要对药品效期进行检查，甚至到了分公司还要检查药品的效期，这一切，都是用人工完成的，无形中延长了产品销售周期，影响资金利用效率，并加大了成本。目前系统已经能够完全做到对效期的控制，每种商品在入库前即已录入有效期与失效期，系统会自动提供各类效期报警，以便于对各类商品及时作出处理，对于超过失效期或接近失效期的商品，系统禁止出库，无法开单，同时，系统会自动生成移库单，要求对这些商品作专门移库处理。如此一来，大大节约了时间，并且做到了适时控制，安全系数大大增强，同样，加快了资金利用，并节约了成本，原来多个人专门做的事情，计算机全部完成了。

　　(五)、优化库存量的控制

　　库存量的优化往往是一个企业资金利用效率的反映，国外很多的企业所追求的"零库存"实际上也就是对于资金周转率的最大追求，使资金发挥最大的增值。我们一直很注重库存量的控制，这也是在医药管理实现信息化的重要原因。以前采购员采购商品时，完全凭经验，某商品旺销时就大量采购，结果极易造成积压，而且这种经验只有对大批量商品有效，对于上万种商品究竟需要多少入库，谁也不能做到心中有数。在系统中是如何处理这一问题的呢?系统设置了两种形式的库存，一为总部配送中心的库存，二为各批发点、分店的库存，对于每一个库存中的每一种商品都设置库存下限，当某商品库存数量临近下限点时，系统自动提示，并自动开出待处理的采购申请单或请货单。这样，采购实际上由具体销售情况来决定了，采购员在采购时可以更少的加入自己的主观因素，完全服从市场。以前在配送中心的滞销商品占用了很大的库存空间却不能被发现，而畅销商品总不能及时供应，经常引起各门店与采购部门的互相指责。现在这些现象已经不复存在，各门店销售量明显提升，而库存总量却在减少，存货周转水平明显提高，部门之间扯皮现象显著减少。

　　(六)、对于各分公司(开票点)的控制加强

　　济南药业公司还有一个难题，那就是总部对于各异地分公司(开票点)的控制。总部希望各分公司在自己的统一指挥下，统一管理，统一发展。特别，由于医药商品的特殊性，医药企业对于其下属的分公司控制愿望较之其他行业就显得更为强烈。而自从上了系统以后，这些问题彻底解决了。系统为各分公司设置了库存，当总部对于配送确认后，库存增加;当分公司销售确认后，库存减少。同时，总部人员可以通过权限设置进入分公司库存进行检查，做到适时监控。

　　(七)、有效的报表、分析保证决策的正确

　　在企业的管理还不是十分规范的前提下，企业的领导是很难对企业现状做出科学的分析决策。原因很简单:数据来源缺乏科学性。上系统之前，大多数的总结性汇报都是由手工完成的，这需要几个人花很多的精力才能够完成的，而且数据面狭窄。上了系统之后，这一局面获得了很大的改变，管理层能够足不出户，随时了解企业内各种情况，如:同类商品的销售排名，业务员的销售排名，占80%毛利的20%的商品是哪些等等。同时，系统提供各类报表及模型，以供管理人员直观企业经营现状。

　　济南药业医药分销管理系统带来的变化很多，限于篇幅，在此不可能一一列出，并且信息化带给济南药业公司的将不会仅是短期效益，更多的将体现为长期效益。

　　五、成果效益

　　1、 总库存降低15%以上， 总营业额增加10%以上，预期总体效益最少增加20%。

　　2、 总部和分公司采用ADSL的通讯方式，利用话费包月，每年可节省通讯费用约十多万元。

　　3、 在安装此系统之前，分公司的管理人员80%的时间用于收集信息，20%的时间用于决策，现在正好反过来了。过去，星期一早上最忙碌的事情就是四处收集各种数据，现在则是坐在那里分析数据。

　　4、 综合效益:由经营分析结果，指导企业降低库存量、降低进货价格、关注重要商品的到货率等，给企业带来的效益是不好精确计算的，但效益是显而易见的。

　　长远来看，信息化改造给济南药业带来的将不仅是短期效益，更多的将体现为长期效益。企业信息化不仅增加了企业的技术含量，而且改善了企业的形象，经营管理信息的数字化必将为企业的快速发展注入强劲的动力。成功的信息化必将为我国的医药企业插上腾飞的翅膀，在国际市场上与跨国公司并驾齐驱。