丽水市莲都区档案馆(局)始建于1956年，是一个历史悠久、馆藏丰富、特色突出的省二级综合性档案馆，现已达到馆藏127个全宗、8万多卷档案资料，先后多次获得省档案系统先进集体、莲都区规范化建设支部等荣誉称号。创新使档案工作取得了新发展，改革为档案工作带来新的活力，在创新与改革中莲都区档案馆的各项工作取得了新的突破:著录了80个全宗70多万条文件级目录;实现了村档乡管，乡乡(镇镇)达标，全部行政村都已完成了建档任务;机关档案工作全部实现了目标管理工作;档案工作条件大大改善，提高了工作效率。

　　随着数字化技术和网络技术的迅速发展和成熟应用，电子文件大量出现。档案馆既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。同时，面对社会对信息需求的快速增长，为了转变政府职能、更好地体现“三个代表”重要思想求真务实地工作，莲都区档案馆迫切需要整合为一个利民、便民的、具有权威性、严谨性的、数据量大的、统一的档案发布平台和公共信息资源数据库，供社会公众查询利用，从而建立起高效、快捷、准确的、沟通党政机关与公众之间的桥梁。

　　然而，数字化建设不是一个简单的工程，不是一朝一夕即可完成的，同时客观上存在的诸多限制因素，使得区档案馆的数字化建设之路面临着许多问题:

　　首先是资金的落实。档案馆的数字化建设是一个投资巨大的工程，不是增加两台电脑，增加两个人手就能解决问题的，从基础设施，硬件配置、配套软件到网络运转和后期的维护，都需要巨大的资金支持。一般来说，由政府拨出专用款项进行档案馆数字化建设的，都是经济相对发达的地区，而相对于事业经费并不充裕的莲都区档案馆而言，是一个不小的挑战。落实资金短缺的问题一下子成为困扰档案馆的头等大事。

　　其次是选择高水平的技术开发公司。数字档案馆是一种在传统档案馆的数字化基础上建立分布式海量数字信息资源管理系统的新型档案馆，它利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施连接并提供社会利用，用户进入门户就能对众多信息资源进行访问，获取自己所需的信息。目前国内许多软件公司都能生产档案管理软件，但技术水平却千差万别，有的仅仅能实现档案管理的自动化和信息的数字化。真正能实现运作数字档案馆的公司屈指可数。而且，建设数字档案馆不仅仅需要过硬的技术，还需要规范的质量管理水平，雄厚的资金基础以及强大的售后服务能力。

　　最后是档案馆要实现社会效益。针对部分地区政府信息化建设成为“政府形象工程”的现象，档案局领导认为，档案馆数字化建设的目的就是为社会公众提供数字化的档案信息资源，成为社会公众实现多元化信息需求的重要渠道。但如何真正实现档案馆社会服务的功能，从根本上实现电子政务的初衷呢?

　　对于这些问题，档案局领导在数字化建设之初就有比较清醒的认识。一段时间以来，局领导一方面积极落实资金缺口，另一方面尽量选择与本单位需求相适应的档案建设方案，既要保证完成后的数字化档案馆能够完全胜任工作要求和处理更多的业务，又要尽可能地少投入，做到“少花钱、多办事”。2004年月，在先后考察了十几家兄弟档案馆的信息化建设之后，进行了数字档案馆系统的公开招标。通过繁复而又严格的考察和激烈的投标竞争，档案局最终确定与国内著名的电子政务应用软件厂商——信雅达公司合作，共同进行莲都区数字档案馆的建设。

　　当前全国各地档案馆纷纷组建网上数字档案馆，其建设的内容有简单的档案条目管理，也有全面的档案采集、管理、利用和数字化加工，更有整合门户网站合办公OA的综合管理平台，其总体投资规模从几千到上千万不等。与国内相关档案馆资源管理和开放系统来比较，在技术和效能上，莲都区档案局本着“不求高档、功能齐全、扩展有余、售后过硬”的原则来选购和配置适合自己的数字化档案馆方案，主要体现了以下4个特点:

　　一、确定用途，估计服务器会承受的最大负荷

　　任何一个信息化工程，服务器的投入永远都是一个无底洞。不需要投资太多的经费去采购档次很高、技术很先进的服务器，最重要的是根据实际情况，并参考以后的发展规划，有针对性地选择满足目前需要，不浪费太多资源的解决方法。高档次、高技术、高配置的服务器，在价格上要远远高于市场上普通服务器，但是这些先进的功能对中小型档案馆用户来说，可能很少用到或者根本就用不着，例如有的服务器提供了阵列功能，由于用户不了解或是使用不当，只采用单硬盘配置或者向普通PC机那样多硬盘主、从设置，而自身的信息容量并不是很多，这样不仅浪费了资源，更重要的是花了不必要的钱。莲都区数字档案馆就根据资金的实际需要和业务的具体需求，采用三台PC Server 来搭建内网数据库服务器、内网备份/WEB服务器和外网服务器。
  
　　二、功能齐全，满足数字化档案馆建设需要

　　一个完整的数字化档案馆应该包括档案信息的采集、档案的管理和档案的利用。其中档案信息采集又包括实体档案采集、数字档案采集、历史馆藏文件(纸质、胶片、多媒体、音频、视频文件)采集、其他档案(捐赠、征集档案)采集;档案的管理包括系统维护管理(日志、权限、主题词库、设置维护)、全宗管理(全宗信息、目录、案卷、全宗卷管理)、档案信息管理(接收、鉴定、销毁、信息加工、发布、统计管理)和库房管理;档案的利用包括信息开发(档案索引、档案编研材料、著作、其他信息开发)、综合查询(全文检索、图像影像查询、音频查询、视频查询)、信息发布(内网发布、外网发布、介质发布)、利用管理(档案利用统计、利用分析、利用反馈)。莲都区数字化档案馆平台不仅完整包含信息采集、档案管理和档案利用，同时还整合档案门户网站和办公OA系统，提供了一个功能强大、使用便捷的网上数字档案馆。

　　三、平台开放性，结构组件化，满足未来扩展性

　　莲都区数字化档案馆采用J2EE架构，无论是PC服务器还是小机都可以适应。由于是BS架构，客户端无需安装，同时以IE浏览器方式提供操作界面，给档案馆工作人员带来了极大的方便性。莲都区数字化档案馆不仅仅是一个功能的集合系统，它架构在内容管理平台、potal平台、统一身份认证平台、信息交换平台之上，通过组件来提供基础的服务功能，客户化应用在组件层上二次开发，因此天生具有易扩展的优越性。

　　四、过硬的售后服务

　　应用集成系统由于其特殊性，售后服务是必需的。例如在系统使用中业务发生变化;操作人员工作疏忽造成系统出错;硬件系统出现故障等等。因此在选择系统集成商时就不仅要看提供的产品质量，更要注重其售后服务的能力。外地厂商的服务响应时间令人担忧，其驻本地机构工作人员技术素质也难以保证。因此，在本省范围内选一家有实力的档案专业公司是一个很不错的选择。莲都区数字化档案馆就是委托杭州信雅达公司开发实施的。

　　莲都区数字档案馆现已成为莲都区远程档案信息服务的重要平台，为莲都市推动政务公开树立了新的模式。通过莲都区数字档案馆的建设和使用，莲都局不仅达到了投入少、实效高的目的，更重要的是积累了建立档案资源管理和开放利用的经验:

　　首先，数字档案馆的建设必须坚持为社会公众服务的宗旨，必须根据当地信息化发展水平，统一规划，采取小步快步的方式逐步推进。保证产生的信息资源完整、安全地保存和方便、快捷地利用;保证档案信息质量，逐步进行系统优化;逐步完成信息利用从单向被动向双向主动的过度，优化政务信息资源利用体系。

　　其次，“没有最好的，只有最合适的”同样适用于档案馆信息化建设。莲都区数字档案馆的设计建设内容包括三台PC服务器、磁盘阵列、磁带库、彩色高速扫描仪、档案馆系统、门户网站和办公OA，整个项目实施费用不到四十四万，真正做到了“少花钱，多办事”。当然我们也不能单纯只考虑价格，价格如果太低的话，势必就会牺牲性能，同时对于一些以超低价吸引客户的厂商，其产品质量和售后服务都值得怀疑。

　　最后，在建设过程中信息资源管理部门与专业技术的大公司加强密切合作。例如，在建设莲都区数字档案馆过程中，莲都区档案局发挥档案资源及网络、业务规范的优势，杭州信雅达公司发挥了网络设施、工程管理和技术支持的作用，双方密切合作，从而以最少投入产生了最大的实效。

　　经过10个多月的紧张建设，目前数字档案馆已成为区档案资源对公众开放的重要窗口。其建设和实效多次受到省市有关部门、专家充分肯定，并受到社会公众的欢迎。