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【编者按】
　　目前，我国电子公文的应用已经遍及国务院各部委和各省市政府，在许多金融机构及大型企事业单位也得到了充分应用。与大多数高失败率的电子政务应用相比... 
 
 
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  　　编者按

　　过去十多年，国家大力倡导电子政务建设，从而使我国电子公文应用经历了一场前所未有的变革。这场变革使大多数政府部门和金融机构的纸质公文逐步被电子公文取代，办公成本和效率取得了双丰收。

　　目前，我国电子公文的应用已经遍及国务院各部委和各省市政府，在许多金融机构及大型企事业单位也得到了充分应用。与大多数高失败率的电子政务应用相比，电子公文成为了这个领域中独树一帜的成功典范。如何借鉴电子公文的成功之道，改善我国电子政务应用？电子公文下一步的发展重点是什么？如何解决电子政务中电子公文的互联互通？诸如此类的问题正成为电子公文及整个电子政务应用领域的焦点。

　　栏目主持：晁毓山

　　 嘉 宾：

　　 胡小明 国家信息中心原副主任、中国信息

　　 协会常务副会长

　　 张桂萍 国资委办公厅信息化工作处处长

　　 李子龙 国家环保总局电子政务处处长

　　 袁 璟 中国农业银行总行文印处

　　 孙 静 中科软科技股份有限公司副总经理

　　 王东临 国家电子政务标准化总体组专家、

　　 书生公司董事长

　　电子公文急需进一步推广

　　主持人：今天我们对话的主题是电子政务发展如何借鉴电子公文成功经验。国务院副秘书长徐少史在国务院办公厅最近举办的电子政务培训上表示，政务信息化建设从当年搞办公自动化建设算起，到现在将近20年，而电子公文的发展才10年，但这10年恰恰是我国电子政务发展最快的阶段，其中电子公文应用最为成功。

　　胡小明：电子公文对电子政务的发展，的确起到了巨大的推动作用，因为电子公文是电子政务发展的基础。刚开始的时候，有的领导对从网上得到的文件不太相信，认为没有公章就无法执行。实际上，这个问题可以通过技术加以解决，只不过途径不一样，如果有公章就可以大大增强文件的真实性，而政府的工作效率也会大大提高，对各项工作也是一种推进，并且对资料管理及各方面运用都有很大的改善作用。

　　可以说，电子公文改善了文件传送方式，是对社会发展的巨大贡献。但电子公文的推广宣传还不够，目前仅限于政府系统的电子政务。其实电子公文应用面很广，在其应用领域还有待进一步推广。

　　主持人：您认为电子公文在哪些领域需要进一步推广？

　　胡小明：首先是电子商务。当然，这和电子政务的推广发展一样，不可能一蹴而就。最近国家发改委在讨论电子商务建设时，碰到了一个问题。电子商务目前在网上做下单及其他方面的工作都非常顺利，也非常快，但到财务和各方面最后审计确认的时候，还需要实际的纸质票据。这样使得电子商务最终还要回过头来找票据，使原本提高的工作效率又回到了原位，而且很多部门还增加了工作量，一方面要提供电子材料，另一方面还要准备纸质票据。

　　因此我想在做电子商务的同时，是不是也能同时出具电子发票。当然这方面存在一定困难，因为我们现在的发票来源都是专用设备、指定部门来做。采用何种形式的发票、实施什么样的管理方法开展电子发票业务是一项困难的工作，不是一部法律法规就能解决问题的。它需要做许多具体的工作，其中也包括技术层面的工作。但如果要使电子商务得以顺利开展，这项工作还必须去做。

　　最近书生公司推出了DRM技术，这是一项有关知识产权保护的技术。确实，书生公司对中国电子政务的发展做出了巨大的贡献，希望书生公司尽快将DRM技术推广应用，以解决目前电子商务发展中存在的更多问题。如签合同过程中合同双方的单据快递来快递去，如果双方能在电子文档上盖章，过程就会变得简单容易得多。但用什么办法比较合适，既符合我们现在的管理要求，又符合未来的发展趋势，还需要书生公司在这方面能有更大作为。 

王东临：电子政务的使用过程，就是不断满足用户使用需求的过程。电子公文起初存在的主要问题是电子文件发送有没有效率、是不是安全。有些人认为还是纸质的文件比较可靠，也有的领导不接受电子文件，所以在设计电子公文产品时要遵照一些原则。尽管电子公文采用了很多高科技的手段，但提供给用户时，仍要尽量以他们能够接受的方式去做。以一种人们习惯的方式把电子公文的形式表现出来，尽量不要改变用户的使用习惯，在不改变用户习惯和工作方式的前提下，搞无纸化办公，这是电子公文、电子政务、IT研发厂商应遵循的一个原则。

　　电子政务是循序渐进发展的。随着应用技术的不断发展，以前最早的电子版本，现在变得十分简陋了。在经过三次升级后，版本从单纯的发文件演变成今天的多功能应用，包括检索查询统计、排版及和Office的衔接，不仅仅是电子公文，包括OA（协同办公）、领导的决策分析、会议值班等很多方面都可以使用电子政务系统。

　　节约的不仅仅是资源

　　主持人：刚才我们谈到了电子公文的作用，也提到电子公文必须在更大范围内推广。其实，电子公文最先应用的并不是政府，率先在全国第一个应用电子公文系统的是中国农业银行。今天我们也请来了中国农业银行的袁璟先生。

　　袁璟：农行的电子公文应用系统是书生公司1996年研发成功的。书生公司针对农行办公特点、办公环境，专门研发了一套软件系统，目前推广使用点将近3000家，包括省级和地市级农行。10年来，农行系统不仅节约了纸张资源和邮寄费用，同时工作效率也得到大幅度提高。不仅领导批阅文件的时间缩短了，而且办公文件的上传下达的时间也缩短了。比如原来领导批示的文件下达到省级分行，最快需要3天，慢的需要一周，现在运用电子公文，仅需半天时间。

　　主持人：有没有算过使用电子公文比传统方式节省了多少钱？

　　袁璟：这个数字目前还不是很清楚，但有一点是清楚的，就是目前农行98%以上的公文是通过网络传输的。现在农行总行每周寄文件的次数不超过10次。因为有些文件必须走纸质的，像上报银监会的材料就必须用纸质的，这是没有办法的。

　　主持人：通过电子公文一个月大概能发多少文件？

　　袁璟：现在往分行下发的公文大概平均每天是30份左右，收文每天大概在100份左右。

　　胡小明：节省成本需要一个科学的算法，其实电子公文并没有节约纸张。虽然说信息化办公就是无纸办公，但实际上带来的是纸张数量的增加。原因在于信息化办公十分方便，在键盘上一按，电子公文马上就可以打印出来，显然这会带来纸张的增加。因此，电子公文的最大贡献并不在于节约纸张，而在于提高了工作效率，这是对成本的最大节省。

　　王东临：节约成本有多种形式的算法，首先是提高了办公效率。如前几年上海农行一项15亿元贷款之所以能够中标完全得益于电子公文。15亿元贷款用途是高速公路建设，还款没有问题，因此许多银行都想做这个项目。上海农行当天批复并报总行，一天之内完成顺利签订了合同。这个单子的效益是非常大的，而且是长期贷款。当然这样的事情不可能天天碰到，但仅此一次就足以反映电子公文在节约成本中的作用。

　　其次是节约了纸张和邮资。如国务院发文件，发下去15份，不管你需不需要15份，都是15份。现在电子公文发给你一个15份权限，然后你需要几份打印几份，但最多只能打印15份。所以电子公文纸张使用量肯定是减少的，只是纸张减少没有邮费减少突出。

　　UOML产业联盟是出路

　　主持人：中科软的孙总多年参与电子政务建设，在电子政务建设方面积累了丰富的经验，特别是电子公文方面。请您谈一谈感受。

　　孙静：虽然10年来电子政务以及电子公文的发展取得了一些成绩，但我认为这仅仅表现在满足国人的使用习惯、提高办事效率这方面。其实，电子公文仍面临着许多问题。单一客户系统并不只是孤立的传输系统、工程系统，它还包括其他更多的业务系统，这些系统之间需要互联互通。作为企业或者是政府，至少其内部的信息要达到互联互通，但目前我们还达不到互联互通。这样的问题在国家电子政务发展中表现得尤为突出。

　　比如说有一个用户，在其应用系统中可能有几个公司的编辑器，实际上大家都是以同一个文件的方式存下来，但任何一家公司都不愿意把自己的文件格式公开，这就对互相交流和共享以及访问造成很大的困难。

　　主持人：谈到互联互通、信息资源共享，这方面胡主任是专家。记得胡主任曾专门为此写过一本书，请胡主任谈谈这方面的情况。

　　胡小明：针对信息资源开发利用，我认为目前的核心问题不是资料而是人的思想。因为时代发生了重大变化，以前我们所处的时代是一个资料缺乏的时代，在那个时代所有信息资源的应用都是以资料为中心。但今天，由于互联网的应用，我们已从资料缺乏的时代进入到资料过剩的时代，我们现在缺乏的是时间和精力。所以现在的研发原则是不要提供更多的资料给用户，一定要以节约用户注意力为中心。 

　主持人：刚才谈到的问题是信息共享及信息的互联互通。在今年6月份的全国电子政务论坛上，国务院副总理曾培炎提出要加强信息共享和政务信息的互联互通建设。这方面书生公司是首开先河的，请王东先生临给大家介绍一下这方面的情况。

　　王东临：电子公文、电子政务是社会发展的需求，首先是用户提出了需求，然后IT厂商才进行研发，提供出产品，满足用户市场的需求，包括UML也是电子政务发展的一种需求。真正缔造电子公文、电子政务的应该是来自于社会和产业的发展和用户的需求。

　　电子政务不仅仅是在政府内部应用，在企业、社会其他领域也能得到充分应用，这就需要系统能够纵向、横向连接，以便整合、集聚资源。当初电子公文传输，从信箱到电子政务系统格式非常多，大概有80多种，包括档案、发布、网站系统，还有应急指挥系统、地理信息处理系统等，任何一家单位不可能将这些系统做全，不可能采取统一的标准。其实也没有必要做成统一的标准，就像文字到底是用五笔打的还是拼音打的一样，根本不需要知道，只要能知道这个信息就可以了，能够在纸张上把它统一就可以了。

　　电子公文有它的权威性、严肃性、规范性，如果说国务院发的文件到国家环保总局是50页，到了档案局是49页，到国资委是51页，用户是绝对不愿看到的，也是不能接受的，所以我们必须在纸张上统一，不能改变文件的固有格式。

　　实际应用证明，格式标准很难统一，在操作标准上也仅能统一成一个合作的标准，这有许多方面的原因，包括产业分工的原因、产业化规律的原因以及其他具体的原因。但如果要实现信息共享就必须有一个统一标准，在格式标准不能统一的情况下，操作标准就必须实现共享。因此，成立UOML（非结构化操作标记语言）产业联盟显的尤为重要。

　　胡小明：电子公文的推广很重要，但电子公文如何推广，我认为成立UOML产业联盟是一条出路。以前我也思考过这个问题，如果格式标准化不容易实现，那么能不能在中间搞一个过渡，在描述中实施标准化，就相对容易些。也就是说，不能直接标准化，但可以间接标准化，UOML就是这样一种结构。如果进一步将UOML进行推广，变成整个行业的标准，并能向社会开放，将会对电子公文的推广应用起到巨大的促进作用。

　　制度与技术同等重要

　　主持人：刚才袁璟先生作为金融企业的代表谈了应用电子公文的体会，国资委在这方面是怎么理解的，请张处长介绍一下。

　　张桂萍：我谈一下对电子印章的看法。以前和书生公司接触时对此有所了解，另外国务院办公厅也专门就电子印章问题开过几次会，我曾参加过。国资委成立后面临的最大问题是如何解决发通知、发文件难的问题，于是就想到了书生公司的电子印章操作系统，方案报给领导后很快得到批复。目前这套系统应用非常好，解决了办公中的一大难题。

　　现在的问题是目前所用的系统相互不能对接，希望书生能帮助我们解决。

　　王东临：因为大家都怕仿造，电子公文也要符合这个观念。其实，这个问题我们已经有了解决方案，只是现在采用的系统有待完善。

　　张桂萍：办件按照现有的方式进行给技术操作人员带来了一定的困难。电子政务能产生很大的效益，但同时需要制度跟上才能做得更好。

　　王东临：电子政务的发展，不仅需要技术手段，同时还要有相应的制度保障。制度保障跟不上，技术手段有了，恐怕使用起来也不能充分发挥它的作用和价值。正如张处长所讲，电子政务能产生很大的效益，如果制度跟上还可以做得更好。

　　主持人：刚才我们讨论了很多，10年的电子公文建设，对电子政务的管理起到了巨大的推动作用。现在请李子龙处长谈谈看法。

　　李子龙：国家环保总局和其他部委局一样，也是从1996年开始实施电子公文的，将公文的计算机处理作为环保总局和环保系统电子政务信息化建设的一个突破口。环保总局机关信息化建设是从电子公文处理起步的，之所以选它作为突破口，因为公文在机关里是最基础性的电子政务，机关每年无非就是办文、办会、发文件、处理事务、召集各种各样的会议。同时公文又涉及面最广，从最基层的一般工作人员，到最高的领导都在起草处理、审核、签批公文，跟每个人都相关，而且每天一上班都要和这项工作打交道。

　　电子公文的推广应用实现了公文处理的现代化、计算机化，同时促进了机关管理的规范化、程序化。通过电子公文提高了机关人员的计算机应用水平，使得以后的专项应用得以顺利开展。这样一个便捷、高效的公文传输通道，为更大范围的开展电子政务工作，拓展公文应用系统，起到功不可没的作用。

　　另外我认为，技术和管理要有机结合，就是说要选择能够满足需求的好技术，同时也要有强有力的管理手段，技术和管理手段并用，电子政务才能比较顺利地得到推广。

　　胡小明：其实我国的电子政务还有很多事情并没有做好，比如说公共服务还很欠缺，但这需要一个过程。我觉得今天举办这个对话活动就很有意义，是对电子政务发展的一大贡献。