目前，很多机关单位都把加强电子政务信息化管理作为提高机关办公效率的重要手段，为此，大多建立了自身的办公自动化系统，这些系统一般都是进行文件电子信息的管理，其重点是使办公过程电子化、迅捷化，方便检索和查询。然而由于多年来养成的办公习惯，尤其是领导批示环节还很难实现全面电子化，还有各部门之间的网络连接和网络安全问题，造成纸质文件和电子信息流的共存状态。在这种情况下，大家习惯将纸质文件作为最终有效的办公依据，而办公自动化系统对纸质文件的流转并不做登记处理，大部分纸质文件的传输，必须通过传统的登记本进行手工登记、签收，完全是原始的手工作业的模式，由于人员配备少，文件、信件、公文流转量大，在纸质文件流转过程中，依然存在着手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、保密安全性差、查询统计困难以及文件实物流和电子信息流“非同步”现象等问题。所以如何对文件尤其是大量的纸质文件进行有效的管理，使得纸质文件能和办公自动化系统中流转的电子版本对应、同步，仍然是这些机关单位很难解决的棘手问题。
一、存在的问题和需求分析及总体解决方案
某部委办公厅文电处是该部公文交换流转的中枢，承担着部领导、各司局及该部驻外机构等单位的文电收发工作，在改造前一直采用的是用木质发文格保存文件和电报，文件和电报的登记交接都是采取手工的工作模式。采用这种手工登记的方式，文件的查询和统计比较困难，不仅效率低，而且工作强度很大。并且人工随意性强，交接过程记录难以细致准确，因此公文的流转的保密、安全性差。近些年来，虽然采取了一定的信息化手段，但仍无法根本改变传统手工作业方式；另一方面，随着该部电子政务试点示范工程的全面展开，对公文处理类应用系统中智能交换系统的建设已经势在必行。
鉴于以上情况，在国务院电子政务试点示范工程统一电子政务平台下，针对该部文电处现有的业务需求和系统资源，在不改变该部正常工作的前提下，建立了一套针对机要信件、文件和电报管理的条码自动识别信息系统暨该部智能交换系统。该系统能将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息。本系统以远光公文智能交换箱为核心，采用嵌入式的技术方式，与该单位原有办公自动化系统JAVA平台无缝衔接，各交换箱组为信息管理系统提供动态数据，各分户单位可以远程浏览箱存文件，查询交换箱内信息。
本系统的核心设备——远光公文智能交换箱，是拥有自主知识产权的光电一体化产品，可快速准确地识读各类条码标签。当带有条码的信件或文件置于交换箱有号件投口时，投口内部激光扫描装置会自动扫描该条码，以确认文件是否为有效文件，如为无效条码或与该箱名称不符，交换箱将拒收该文件，如确定为有效条码，投件口门禁自动打开，将文件投入，系统将自动记录文件所有交换流转信息，代替了以往在纸质签收本上的手工登记，从而实现办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。如果在分发时出现错误，如错投、多投等，系统还可以及时避免或者马上提醒工作人员予以更正。领取文件时，只要通过身份认证，系统便自动完成签收手续，而且自动打印出文件收发清单，使每份文件的基本信息一目了然，不用再像以前那样在签收本上逐一核对、签字确认。
该部文电处第一期改造工程，选用了远光第一代C系列产品的智能交换系统，结束了信函收发手工操作的历史，对机要文件交换流转和收发过程进行有效的全程监控、杜绝因人为因素造成的文件遗漏、丢失现象，确保机要信函安全，提高日常办公工作效率和准确性。但由于C系列交换箱没有门禁装置，仍然存在着函件的错投和误投现象；发电报时，仍然是反复贴条码标签的手工作业方式，且智能交换系统未与该部的办公自动化系统衔接。
在此情况下，该部智能交换系统进行了第二期的升级改造。此方案根据该部电子政务系统的整体规划，对第一期技术方案进行了大幅调整，升级后的智能交换系统的核心设备——远光B型公文智能交换箱，是以第一代C系列交换箱为基础，研发出的新一代产品，采用“一头多箱”的工作方式。除具备投箱文件编号自动记录、实际投箱数量自动检测、动态显示交换箱内文件存量、箱内急件自动提醒等功能以外，还具备免钥匙自动开门，以及自动引导操作员完成文件分发等工作，特别是在投件口设置的门禁装置，有效的避免了文件的错投和误投现象，在易用性、易维护性方面都有了很大的提高。在大幅降低成本的基础上，满足低造价、小房间的配置要求。
二、系统设计
该部智能交换系统由该部机关智能交换系统、电报智能管理系统、图像监控管理系统、电子公告系统组成。
1、 公文智能交换系统
该系统针对该部文电处大量的文件流转工作设立，承担近200个分户的发文、收文、文件流转及电报处理任务。每天处理的文件量极大，为了满足该部的业务要求，对时效性、安全性及准确性要求极高。
针对该部的业务需求，系统选用了远光公文智能交换箱B型和A型的组合，用条形码把需要流转的文件进行标识，用扫描条形码投箱操作代替了原来的“面对面”交接、手工登记签收的工作，交换箱的数据采集功能能够将所有投件、取件的信息完整准确的记录到系统中，工作人员可以随时查询交换箱的信息。这种方式不仅记录准确完整，更能有效的区分责任。
通过公文智能交换箱及系统软件实施文件流转的全过程追踪，并采用嵌入式的技术方式与该部办公自动化系统进行连接，本系统作为国务院电子政务试点示范工程的一部分，不改变工作人员对软件的操作习惯。崭新的自动化智能办公方式，使其真正实现了部内公文流转的网络自动化和机要通信的动态跟踪管理，并在确保交换工作安全、保密有条不紊进行的同时，完全达到该部业务要求的时效性和准确性。
2、 电报智能管理系统
针对该部对电报管理的业务需求，有效的将过去分发电报时反复贴条码标签的手工作业方式，改为信息自动化管理模式，该系统不仅可以对每一份电报文件进行追踪，还可以方便地通过全文检索对电报进行查找，而且可将电子版（以图片形式）的电报文件进行存档，这样，进一步简化了工作流程，提高了工作效率。
3、 图像监控管理系统
本系统采用的IE浏览器监控，可详细记录部内的各司局交换员在全程交换工作中的每一个细节（如操作是否规范，是否有误操作等），对交换场地实行多点摄录，可实时录制音视屏资料，并通过计算机网络传输数字图像，提供快速定时回放功能，实现场景再现，如遇特殊情况可迅速排查，且具有强大的报警联动和远程监控回放功能，有效提高了文件交换的安全性和准确性。
4、 电子公告系统
该系统将该部文电处要发布的公共信息，通过等离子以电视公告的方式进行全方位滚动播出，在各个时段都可观看，告知给分户单位，如收件单位或收件人信息变更和收发信息通知等。
三、系统的主要功能
1、文件信息自动识别采集功能
系统的核心设备公文智能交换箱能够高速准确的识别文件上的条码，并且通过网络准确记录所投文件的全部信息（包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等），还能够动态显示箱内的文件存量，如果识别到急件，还可以向相应单位发出急件通知。
系统的这一功能，使工作人员的每次操作都留有完整记录，与该部的办公自动化系统衔接后，不仅使录入工作量大幅降低，还可充分共享网络数据资源，实现了现代技术条件下电子文件与纸质文件的高效整合，实现实物流、信息流、工作流的整合和统一管理。
2、条形码打印功能
通过条码生成模块，按照该部各个部门的需求打印条码。将条形码引入到机要公文流转的管理中，大大加强了工作人员的操作能动性，将以前的人与人交换方式改为人机交换方式，减轻了管理人员的劳动强度。
3、清单自动打印功能
工作人员每次投箱或者取件完毕后后，扫描个人的身份证卡，系统将自动打印本次操作的收发件清单。此清单将作为系统自动交接的凭证，由工作人员保管、备查。通过清单，工作人员可以及时地对交换情况进行核对，避免了交接过程中发现问题时，责任不清、互相扯皮的现象。
4、 动态的实时监控管理功能
安全保密、准确自动记录每一交换环节以及交换箱内文件的情况，另外，还能有效监控各单位工作人员在交换过程中的操作是否规范，是否有误操作的现象，并帮助查找原因。
交换箱监控系统主要用于管理人员了解交换箱内具体文件的相关信息，掌握各单位的交换情况。如有急件，工作人员没有及时领取，还可根据实际情况作相应处理。图像监控管理系统的功能体现为，如有的机要交换员在主控机上扫描贴有条形码的文件后，把文件误投到无号箱口中，清单便打不出发件信息，这时，便可调出该系统所摄录的此交换员全程交换的录像资料，找出误操作环节。
5、 业务管理功能
包括发文管理、收文管理、收信管理、收文管理、公文管理、电报管理等。以发文为例，工作人员可直接从系统中获取文件的属性，包括日期、去向、承办人、拟稿人、文号、标题、摘要等信息。还可对经常联系的单位进行分组管理，并可对组内信息灵活删减修改，发文时，不需逐个查找，只需点击该组，便可完成对该组的分发。又如收文管理，对需拆封的有号件，可扫描信件上的条码，使信件和封内的文件建立对应关系，可通过信件查询文件，也可根据文件查询信件的信息。
6、查询统计功能
系统可对所有带有条形码流转的文件、电报进行查询和统计。查询时，可通过设置单项条件进行查询或通过多项条件组合查询，例如通过条码号查询投箱时间、通过发件单位、收件单位、紧急程度和投箱时间查询文件去向等其他信息。此外，由于该系统与该部办公自动化系统的无缝衔接，更加扩展了系统功能，实用性大大加强，该部内各司局处室工作人员通过自己的办公电脑可实现web查询，在自己的办公电脑上可方便地查询自己部门交换箱内的文件收取情况，追踪某一文件的流转过程，察看文件所处的办理环节，便于及时督办。
对于通过系统流转的电报，不仅提供流转环节的查询，更可实现全文检索进行模糊查询，工作人员可仅凭记忆中的某些关键字方便快捷地查找到电报全文及其流转信息。
系统提供按各种条件统计工作量的功能，并能自动生成报表，如按文件类别统计某一阶段文件数量，生成报表，为季度或年度工作总结提供依据。
7、公告通知
通过设立等离子电子信息显示屏将该部文电处的公共信息发布给各分户单位。如收件单位或收件人信息变更、收发信息通知等。
四、项目运行情况
该项目做为该部电子政务试点示范工程的一部分，在统一的电子政务平台下，创造性的采用了条码自动识别技术，对文件、电报等实施有效的信息化管理。通过公文智能交换箱及系统软件实施文件流转的全过程追踪，并采用嵌入式的技术方式与该部办公自动化系统进行衔接，崭新的自动化智能办公方式，使其真正实现了部内公文流转的网络自动化和机要通信的动态跟踪管理。该系统运行一年多来，各项功能均达到了设计要求，在确保交换工作安全、保密有条不紊进行的同时，加快了公文流转和机要通信的速度，并使其工作更加规范化、准确化，完全满足该部业务要求的时效性和准确性，使该部的电子政务有效实现了工作流、信息流和物流的高效统一整合，赢得了该部领导和各司局单位的好评。
该系统工程已成功通过国家电子政务试点示范工程总体专家组的项目验收。
五、经济社会效益
公文流转智能管理系统，通过建立统一的条码识别和系统应用标准，在该部各司局间形成了公文流转全程畅通的信息化管理通道，是具有中国特色的纸质公文流转自动化追踪系统。该系统简化了工作流程，实现了信息资源的共享，提高了办公效率，降低了政府办公费用和整体运营成本，其崭新的办公环境其成为该部展示其办公自动化的可视性窗口，并于近日被科技部成功验收，确认为全国电子政务试点示范工程。
该系统遵从我国政务信息化所要求的业务过程规范化、数据模型标准化和信息资源共享的原则，填补了电子政务建设中物流信息化领域的技术空白，扩展了自动识别产业的应用领域，拉动自动识别相关设备市场需求，大大促进了自动识别产业的发展，为推动政府工作的政务信息化水平和进程，促进了政府在电子政务领域的发展，建设符合中国国情的现代电子政务系统，具有很好的示范作用。
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