虽然协同软件市场热度很高，但在理论和应用上，仍然存在概念上的歧义，协同软件与OA、ERP等软件之间的关系仍然存在模糊。基于这一状况，本人前段时间完成了《协同软件与OA的渊源和关系》一文，试图来释清歧义、界定模糊。该文经媒体发表后，许多朋友来信来电，希望本人能够就协同软件相关的理论和应用，继续做一些探讨。因此本人有幸借此机会，继续就协同政务相关的一些问题，分三个篇章陆续谈谈自己的拙见，以期抛砖引玉，获得大方之家的指点。
简单来说，协同政务是协同软件在电子政务中的应用，也是协同软件的重要应用之一。以复旦协达以例，在其协同软件主要适用的三大综合应用方案中，协同政务就是其中最为重要的应用。
与协同商务通过协同管理理念，重组传统商务流程和管理规则一样，协同政务依托协同管理理念，以工作流、即时消息等软件平台和软件工具为基础，将原来对于政务工作中的各事项记录、处理的过程，全部予以协同化。
在协同政务的应用中，政务职能部门之间，以及工作人员之间的群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等，是主要应用。另外像E-Mail、即时通信、VoIP等信息沟通和交流工具，也应用非常普遍。以协达软件为例，协同政务应用方案在具体的应用功能上，主要体现在以工作流为基础的收文管理、发文管理、文件传阅、请示签报，以及知识管理、档案管理等方面。
与协同商务应用中CPC（产品协同商务Collaborative Product Commerce）的应用已见端倪相比，协同软件在电子政务中的应用还处于比较肤浅的层次。传统OA模式的应用还占据的电子政务的主流应用，甚至有许多电子政务的建设方轻政务重电子，以网站建设取代电子政务建设，极大地障碍了协同政务的发展。
在协同软件的发展带动下，电子政务建设会迅速吸纳协同管理理念。预计在新建的电子政务项目中，有至少超过半数的项目会采用协同软件，而不是传统的OA软件。另外，网上审批等一些与工作流相关的电子政务应用，最终会被基于专业协同管理思想的协同工作流软件所取代。
协同政务的建设思路
简单来说，协同政务是协同软件在电子政务中的应用，也是协同软件的重要应用之一。在协同软件的发展带动下，电子政务建设会迅速吸纳协同管理理念。预计在新建的电子政务项目中，有至少超过半数的项目会采用协同软件，而不是传统的OA软件。以协同应用理念进行电子政务建设，需要有以下思路：
1、 改变观念
从“重电子、轻政务”的思想中摆脱出来，建立以“政府业务”应用为中心的协同政务建设思路。经过多年来国家的倡导以及各级政府部门的努力，我国已经建立起了用电子化手段处理政府事务的良好氛围，政府上网工程在地级以上政府部门的普及率超过了80%。但这些工程仍然只重电子化，即：采用了电子化的手段；但轻视业务，即：没有关注政府的主体业务管理。
随着政府责能的转变、政府人员精简，以及新一届党和国家领导“坚持以人为本，努力构建和谐社会”这一执政思路的贯彻，电子政务建设将朝着深入的方向发展，这给基于协同软件管理理念的协同政务应用推广带来了历史机遇，电子政务已经不再是以“电子化“为中心，而是以”业务应用“为中心，协同软件灵活、快捷构建业务应用方案的特点，很好地支撑了这一思路转变。可以预见，从2005年以后，协同政务会取代政府上网，成为电子政务建设的主题。
2、用协同软件改造或者整合原有系统
与企业应用一样，信息化在政府的应用中也存在信息孤岛。由于信息断层普遍存在，大量的信息数据散落在互相孤立的个人文档、业务系统、网页，以及PC和Internet的各种资料里。国际知名研究机构Gartner的报告表明，由于信息孤岛的存在，使80%的IT投资没有被有效挖掘。
对于一些已经部分上马电子政务工程的部门，协同政务应该从沟通信息断层、连通信息孤岛这一关键问题入手。事实上，沟通信息断层也是协同软件的主要应用价值之一。以复旦协达软件以例，协同政务可以沟通信息断层的主要应用部分包括：
1） 通过工作流管理功能，将各个事务间的信息沟通起来，并进行协作；
2） 通过信息集成功能中的数据链接、数据采集、数据引入等，方便灵活地将各种信息数据集成，并且在统一的应用门户中显示；
3） 通过邮件、即时消息、公告、论坛等功能，将各个工作人员之间的信息进行交互。
新兴的SOA（Service-Oriented Architecture面向服务架构）给整合政府部门原有信息系统也提供了很好的思路和工具，IBM、Oracle等IT基础平台提供商和SAP等IT应用软件提供商，都在SOA领域投入比较高的关注度。复旦协达基于SOA的协同软件，是目前见诸报道的首套国产化SOA软件，它能够有效保护应用单位的原有IT投资，并且支持强大的扩展应用功能。
3、 以工作流应用为核心
在协同软件中，工作流管理和信息集成，是除即时消息以外最为常见的应用功能。特别是工作流管理，它是一个人机结合的系统，能够将所有的工作事务以工作流为线索串通起来，形成多事务、多人员、多部门、多组织的协同互动。以复旦协达的CTOP协同软件为例，工作流是其最为核心的功能组件，在公文处理、档案管理、会议管理、人事管理、业务管理、项目管理等部分被广泛调用。同时，该软件将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基础，构建行政与业务管理信息系统。用户只需要在应用层完成人机对话，就可以调用这些功能，和设置管理表单、节点以及应用方案。正是因为复旦协达在工作流部分的强大功能，才使复旦协达获得广大政府用户的青睐，并且被权威机构和媒体称为“产品竞争力第一”的国产协同软件。
协同政务强调以工作流为核心，不仅因为工作流在政府业务中的应用广泛，而且也是信息化应用的大势所趋。与以往已经被采用的政府OA和政府网站系统相比，工作流是一个相当重要的里程碑。从政府业务应用的角度，工作流带来（或将要带来）的变化是极其强烈的，甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。因为工作流系统能够“所见即所得”地管理政府日常的业务工作，而且这些工作从工作内容载体的“管理表单”，到工作过程管理的载体“管理节点”，都可以实现全柔性化。
在实际的应用中，许多单位并没有重视工作流应用，是导致电子政务系统应用失败的主要原因。无法体现工作流应用的电子政务系统，仅仅是一个单位信息的发布、信息交流的平台，而不是一个协同工作的平台。只有以工作流为核心，才能真正将政府事务在协同应用平台中流转，实现高协的协同政务管理。
协同政务建设的关键问题
做好协同政务的建设工作，应抱定正确的思路：首先应该改变观念，从“重电子、轻政务”的思想中摆脱出来，建立以“政府业务”应用为中心的协同政务建设思路；其次，用协同软件改造或者整合原有系统，不能一味地进行重建；再次，应该以工作流应用为核心，将建设重点从政府上网转向行政申报、审批等工作流应用。
除了正确的思路以外，正确面对和解决协同政务建设的关键问题，是协同政务建设成功与否的基础。在协同政务建设中，以下几个问题是关键：
1、 重在体现政府职能
电子政务的关键在于通过电子化的手段体现政府职能，使政府的工作效率提高，并且促进工作职能转变。传统电子政务系统大部分以政府上网为主，网上办事窗口成为电子政务的常见应用部分。由于以往缺乏协同软件支持，很多“办事窗口”无法网上办事，最终成了“咨询窗口”。协同软件在政府应用中的普及，使网上的工作申报、审批成为可能。实施协同政务应以此为基础，从政府职能入手，着力建设真正能够“为民办事、高效协同”的电子政务系统。
2、 完善评估体系
国家对于电子政务的支持与倡导，为我国电子政务的发展营造了良好环境。但由于倡导有力、监管不足、评估体系缺失，使很多电子政务工程成为“花瓶工程”、“政绩工程”。不管是不是能够“政务”，只要“电子”了，就是成功了。这样的电子政务建设思想已经成为普遍现象，制约了电子政务建设的良性发展。如果说以往由于缺乏能够体现政务职能的软件，客观上使得上述现象屡见不鲜，那么协同软件的应用使电子政务建设已具备“政务”条件。再者，电子政务建设的推进部门需要借助协同软件应用契机，完善电子政务的评估体系，从主观上去提升电子政务建设主体部门的良性动力。
3、 借助“立法”机遇快速发展
一直以来电子资料和签名缺乏法律效力依据，严重制约了电子政务的发展。许多电子政务应用单位虽然建立了电子化的工作系统，但还是离不开手工操作；虽然具备了很多电子数据，但还是需要传统的纸质介质记载重要信息；虽然可以在网上查阅、审批资料，但还是离不开传统的印章、签名。
与全球协同软件应用热潮相比，我国协同软件的应用还落后于其他发达国家，这与我国一直缺乏对电子签名法律效力予以规范的法案有关。在协同软件应用领域，小到审核出差、请假等行政事务，大到批准重要决议事项，都和电子签名息息相关。与电子签名应用最为广泛的网上交易相比，协同软件的电子签名所涉及事项更为重要、金额更为巨大，因此协同软件的电子签名安全性要求比网上交易还要高。
2005年4月1日开始实施的《电子签名法》，给电子政务建设带来了千载难逢的机遇，困扰多年的有关电子签章的法律问题迎刃而解。对于《电子签名法》的施行，一部分市场敏感的协同软件厂商给予了非常大的重视。复旦协达为配合《电子签名法》的实施，推出了一版全面支持该法案的协同软件，被媒体称之为与中国《电子签名法》案同步推出的协同软件，也是目前唯一见诸报道的支持《电子签名法》的协同软件。
依照《电子签名法》相关法律要求设计的复旦协达软件，嵌入了具有5级安全措施的电子签名功能，其加密技术极难破解，黑客很难破译。即便黑客知道了某个操作用户的账号，也无法假冒身份进行任何的签批工作。高安全性的协同软件，解除了电子政务应用中的安全隐忧，为电子政务的发展铺平了道路。
（作者：复旦协达软件首席架构师冯宏卫博士）