今年5月，摩根士丹利(Morgan Stanley)在一项法庭判决中成为败诉者，这为全美高管们敲响了警钟。

法院裁定，当企业袭击者罗纳德·佩雷尔曼(Ronald Perelman)将旗下的一家公司出售给摩根士丹利的客户Sunbeam时，摩根士丹利的行为不当。据此，法庭命令摩根士丹利向佩雷尔曼支付 14.5亿美元赔偿金。更糟糕的是，其中8.5亿美元赔偿金是因为摩根士丹利不能提供法官要求的电子文档。

摩根士丹利不断冒出新的电子邮件备份磁带。该银行发现，由于技术问题，它无法对计算机进行搜索，而且，它向对方披露的信息不是太晚就是不全。最后，佛罗里达的法官做出了前所未有的举措：指示陪审团假定，过错在摩根士丹利一方，因为它的文档管理太差。

摩根士丹利因为处理电子数据的方式而陷入困境。在大西洋两岸的诉讼案中，这日益成为一个严重问题。如今，诉讼可能因为一封电子邮件而决定胜败。而且，公司若想妥善抗辩，就必须有能力提交大量信息。

提供诉讼支援服务的咨询公司Kroll Ontrack的电子披露专家马丁·凯里(Martin Carey)表示，多数公司对此还没有做好准备。“我在英国还没有遇到过一家为大规模电子披露做好准备的公司，”他说。

律师们表示，企业若要避免与摩根士丹利类似的问题，就必须尽快学聪明。现在，以电子形式创建和储存的商业信息约占90%，其中多达70%的信息从不打印出来。

三大方面

纽约伟凯律师事务所(White & Case)伦敦办事处诉讼合伙人塞·本森(Cy Benson)说，“我们告诉客户，有三个重要方面他们必须立即予以重视。”他说，企业不但必须做到文档保管体系的正规化，而且必须预先准备好诉讼反应计划。这意味着，企业要了解所有信息在哪里，任何读取这些信息，以及(十分关键的一点)在遇到诉讼案的情况下，确保信息不会遭到任何篡改。

“毫无疑问，当预见到可能发生诉讼时，公司至少要有能力立即保存电子文档，包括可能会定期销毁的信息，”本森先生说，“如果你做不到这一点，那么你将有面临处罚和其它严重后果的风险。”

对公司来说，至关重要的第三点是，不要让员工随便写电子邮件，他说。现在，一些跨国企业已在个人计算机上使用弹出框，每天提醒员工不要把数据存储在他们不希望别人读取的硬盘上。

伦敦金融城路伟(Lovells)律师事务所合伙人尼尔·米尔查达尼(Neil Mirchandani)说，“公司具体如何实施，取决于他们所面临的诉讼风险的大小。但所有公司都必须应对文化问题。存在计算机里的任何数据，实际上将永久存在。”

文档保管

他说，文档保管策略是关键，而且如果你的策略制定得好，例如明确哪些信息将保存，哪些信息将删除，你就不太会陷入麻烦。即使你删除了一个日后变得重要的文档，至少你能证明自己的行为是正常程序的一部分，而不是出于卑鄙。

对客户和律师来说，最大的问题都是缺乏清晰度，即不了解法院期望企业做些什么。在美国，电子披露已成为法庭的一大特征，大家都知道如果遇到诉讼案件，他们必须提交大量计算机数据。在英国，这些规则基本上仍在发展阶段。

英国金马伦麦坚拿律师事务所(CMS Cameron McKenna)的盖伊·潘戴尔(Guy Pendell)表示，英格兰法庭迄今采用相称(proportionality)原则。换言之，对一些无关紧要的小案件，公司花费成千上万英镑追踪5年来某个主题的电子邮件可能没有意义。对于欺诈大案，这些费用可能值得。

“文档常常散布在各地，存储方式和媒介各不相同。如果要把它们集中在一起，并确定需要搜索和提交的信息，代价可能极高，”潘戴尔先生说。

在所有诉讼中，公司皆有义务向法院提交所有相关文档。英国法官也许不像美国法官那么严苛，但任何一家有可能在美国面临诉讼的公司，都必须做好遵守美国法规的准备。

高伟绅律师事务所(Clifford Chance)的西蒙·詹姆士(Simon James)说，“你必须知道存放记录的地方、方式和你有哪些备份系统。如果真的面临诉讼，你不会有很多时间掌握这些情况。一旦你知道自己有哪些数据，必须有能力封存它；如果有任何数据遭到销毁，法院会做出不利于你的推定。”

这听起来可能很可怕，但事实未必如此。建立正确的体系，意味着公司最终能比以前更好地保护自己。

安理国际律师事务所(Allen & Overy)合伙人盖伊·亨德森(Guy Henderson)说，“以往，披露对于案件的最终结果影响很小。而且，在披露发生影响的诉讼中，披露程序对不诚实的一方有利。除非你在碎纸机前当场捉住对方，否则很难证明他的过错。”

现在，任何计算机数据都永远存在计算机里。如果你被提起诉讼，法院将想要查看数据。好消息是，如果你的行为正当，你只要找到数据证明自己就行了。