| 随着信息化的快速发展，各级政府将越来越多地使用电子方式开展业务，必然也会积累大量的电子记录，这些记录作为业务工作中的重要证据，能不能被予以正确管理相当重要。因此，电子记录管理（Electronic Records Management，简称ERM）的重要性日益凸现。尽管如此，ERM软件却尚不完备，要实现更有效率的管理，看来还有一段漫长的路要走。 同时，在ERM发展的过程中，政府职能部门还将面临另一个严峻的挑战。广泛的数据源亟须有相应的法律、相关规章制度及标准化来确定其来源的合法性、准备度和可靠性……这些说起来似乎很容易，但是实施起来却困难重重，正如在美国记录管理咨询公司中有着特殊地位的Co?鄄hasset Associates管理咨询公司的总裁Robert Williams所说：“大多数组织机构如今对仅仅在数年前才创建和保存的电子记录都已经无法存取，只有极少数组织机构能够以合法手段证明那些记录的准确性、可靠性和可信赖性。”目前，ERM本身不透彻也是国内相当多的政府机构及企业头疼问题之一，所以才亟须有相关成熟的解决方案来解决这个问题。 另外，我国政府部门在公众网站、虚拟个人网络、外部网、内部网和基于网络的服务或事务处理涉及的在线信息资源等方面的系统化管理并不完善。在电子政务迅速向前发展的今天，政府各职能部门需要在满足业务需求、组织机构责任要求及社会期望等方面对在线资源进行评估，也得明确记录保存的要求，确保有“足够”的记录被存放在正式的记录保存系统中。同时，能够证明这些记录的源数据、上下文背景信息、结构以及它们在网站上的位置也应得到保存。在可能的情况下，这些记录应该在创建之初就应以初始格式保存在记录保存系统中，并根据现行的处置授权规定进行处置，是一个相当烦琐、细碎的系统。 早在1995年，澳大利亚联邦政府就先后制定和发布了有关ERM的政策性文件和标准。比如，澳大利亚政府规定，联邦各机构管理由其创建的电子记录，联邦各机构具有档案价值的电子记录待其业务活动需求结束后应立即移交给国家档案局管理，在移交之前，联邦各机构有责任以可被获取的方式管理好具有档案价值的电子记录。在实践工作中，澳大利亚图书馆也承担了保存出版物的责任。 而用一个有效的、能消费得起的解决方案来保存所有可能成为证据的商业数据，也是绝大部分企业所期望的，目前相关法律只规定那些同客户或商业伙伴有关的通信信息或内部共享的重要信息必须存档，并不要求企业对所有信息都存档，因此绝大部分企业的信息保存并不完整，在具体应用过程中，难免出现差错，而最简单、风险最小的方法似乎就是保存所有信息，但是采用这种方法的企业，在几年以后就会为了怎么处理巨量的数据而心烦不已。因为，这不是目前任何一个纯粹的存档方案能独立解决的，因此，对于企业来说，选择一个能够适合企业的电子记录管理解决方案犹为重要，这个方案应该是根据每个信息特征来过滤，并对符合条件的信息进行长期的、安全的、有效的、经济的存档。 随着规章制度和法律带来的压力越来越大，近期以来，政府和企业也逐渐认识到这个问题的重要性，如何有效地捕获关键业务的电子信息，并对其进行分类、存档、检索，并在其超出生命周期后进行稳妥的销毁，是政府和企业正面临着或将要面临的棘手问题之一，在众多的行政处理系统中，虽然有的系统也拥有电子记录管理系统，但却存在一个普遍的问题，就是泛而不精，不够完美。所以，在灾难来临之前就预先准备好解决方案，也未尝不可。 |