信息化在网建“三集中”中的作用
来源:东方烟草报 更新时间:2012-04-15
烟草行业实施的网建“三集中”改革,以分公司为经营主体,理顺三级资产关系,采用扁平化管理、效能性管理、规范化管理,建立“呼叫集中、配送集中、营销集中、分片管理”的网建模式,实现成本最低、效率最高、服务最优,加速传统商业向现代流通的转变。

  现代的卷烟营销网络要实现高效运行,就必须建立在信息化的基础上,必须基于“数字烟草”的理念和现代企业管理思想。建立一个统一管理、数据集中、权限分设、高度共享的信息平台——营销综合管理信息平台。它能把包括电话订货、物流配送、财务管理、专卖管理等各个环节在内的系统集成到一个平台上。这个平台可以把专卖和销售所需要的对零售客户考核的指标进行有机结合,形成一个综合的指标体系去分析、掌握零售客户情况。

  卷烟销售网络建设,是中国烟草在20世纪开展的最具价值的战略性基础工程,加快推动卷烟销售网络向更深层次和更高水平发展,使这张金色巨网更加稳固、更加高效地发挥作用,是信息化建设的重要任务。根据行业网建“整体推进、全面提升”和实现“呼叫集中、配送集中、营销集中,分片管理”的要求,全面启动了卷烟营销综合管理信息系统项目建设。通过系统的建设,对现有销售系统进行升级改造,整合CRM、专卖、财务等营销信息,搭建统一的营销信息平台,实现以省局(公司)为管理中心,分公司为经营中心,产销紧密衔接,访销、配送、稽查三线互控,物流、资金流、信息流相互贯通的统一的信息支撑平台。

  信息化将“三集中”的管理理念程序化,部门在信息流中是一个个环节,员工在信息流中是一个个角色,有效地将资金流和货物流贯穿其中,起到铺路搭桥的作用,反过来又严格要求程序化办事,对整个流程提供规范和监督作用,保证“三集中”的顺利开展。信息化在网建“三集中”的具体作用是:

  为呼叫集中提供保障作用。在建立的订单部中将全市电话订货坐席集中,数字通讯和语音通讯集成在IOP中,通过数字中继线对坐席分号。达到的效果是卷烟零售客户每日自动呼叫,坐席排队应答;对每张订单自动录音;订单部通过光纤连接到分公司机房,数据在线录入;订货员在线任务完成业绩显示。

  为电子结算提供保障作用。订单部通过DDN连接银行数据库,在零售客户订货同时显示存款余额,提示零售客户存款,并准确地在订单收集完毕自动划款。

  为降低物流成本提供保障作用。物流中心在订单采集过程中进行弹性线路整合和排队送货,有效地充实运力;为自动化分解线提供数据保障,减少人工费用。

  为业务部门签定合同、分配货源提供保障作用。流程从合同数据导入、到货准运证号码录入、到货录入确认开始保障采供部对货源的精细控置;对区县级营销部运用大宗、紧俏货源分配原则自动分配至客户经理及零售客户并可以手工调整,有效地提高效率和准确度。

  为经营决策提供数据依据。整合了CRM、专卖、财务等营销信息,对行业整个经营动态,下属公司经营分析,所管市场经理、客户经理、订货员、送货员业绩考核,所辖零售客户经营变化,以及烟厂、品牌分析进行全方位的分析、评价、预测。为决策层提供详实数据依据,便于在第一时间掌握全局。

  如何在“三集中”中实施信息化建设

  信息化建设在支持现行业务及管理模式的基础上,为未来的发展及竞争奠定基础。在“三集中”中实施信息化建设,一是完善并改进现有信息系统对业务操作的支持,加强信息系统对业务活动的功能支持,提供完备的业务功能;通过改进优化信息系统的功能设计,提供合理的操作界面;通过信息功能的强化,加强对数据、信息有效性和合理性的检验。二是理顺业务流程,明确各系统对信息的需求和使用方式,通过信息系统的整合,实现信息在不同系统之间有效传递和共享;通过系统的集成和强化,减少系统之间的手工信息传递和相关的低效率流程。三是明确管理需求,整理并实现相关的管理报表,为企业决策提供准确及时的信息。四是延伸信息化范围,实现信息共享。实现与主要业务伙伴的信息系统整合,提高供应链的整体效率;同时,与主要业务伙伴通过战略联盟、信息系统集成的方式,建立良好的合作关系。五是加强IT管理,提高信息化服务水平。四是加强网络安全管理。网络安全应符合国家和行业的规定。

  卷烟营销综合管理信息系统是“三集中”工作的信息化支撑平台,整个项目的建设包括呼叫中心建设、服务器(小型机)安装、系统平台软件集成和应用系统推广四大方面,例如四川省的项目由四川省烟草公司、各市(州)烟草公司与浪潮齐鲁软件产业股份有限公司(以下简称浪潮公司)、中科院成都信息技术有限公司(以下简称中科信息)共同组成项目实施组,负责该项目在四川省烟草公司和各市(州)烟草公司的实施应用。省公司主要负责管理职责,总体组织协调,分公司、浪潮公司和中科信息负责具体实施工作。其中呼叫中心建设、服务器安装和系统平台软件集成工作由中科信息承担,山东浪潮公司负责应用系统及CTI的推广实施。各烟草分公司负责按省局(公司)要求,做好实施前的各项准备工作,与项目承担单位积极配合,共同组成项目实施现场工作组,共同负责项目在本地的现场实施工作。“三集中”信息项目包括:一、呼叫中心、服务器及系统平台软件实施;二、应用软件及CTI推广;三、服务器系统及存储设备的部署;四、系统平台软件的部署;五、语音交换机的部署;六、应用系统及CTI部署;七、组织机构和人员准备;八、服务器设备及环境准备;九、语音交换机集成环境准备;十、应用系统基础数据及线路准备。(见附图)