作者:吴勇毅 

    处在成长初期的中小企业有着什么样的根本需求？就是生存和发展的需求，生存与发展是超越企业一切的重大问题，也是中小企业首要考虑的问题。而解决这些问题就需要推进信息化建设，通过信息化改善中小企业生存环境，提高行政办公效率，增强企业综合竞争力。所以生存和发展就是中小企业信息化的核心需求。那么，市场上有没有这样的信息化方案和服务能够帮助中小企业发展？

    这就是信息化基础——办公自动化建设。然而面对种类繁多、五花八门的OA，大多数中小企业显得困惑，难于下手。该用什么样的办公自动化软件？ 如何迈出自己在信息化的康庄大道上的第一步呢？这是很多中小企业非常关心的重要问题。

    “适合的才是最好的。”这句生活中充满了哲理的话，对于企业信息化而言同样适用。实施办公自动化前中小企业应当先问问自己，我的企业现状如何，需要什么？这套系统、服务适合我吗？弄清了这两个问题，企业就可以踏上自己的信息化之旅了。

    分析一下中小企业的信息化现状与需求特点:首先，中小企业电脑数量少，用户数少，所以不需要特别高端的数据库，而以适用为主;其次，中小企业工作流相对简单，所以不需要特别复杂的功能，而以实用为主;再者，中小企业管理体系不太规范，IT人才缺乏，所以需要产品的易用性和维护性俱佳;另外，中小企业规模小，资金有限，需要信息化产品的价格也相对低廉。

    基于以上简析，可发现中小企业选用OA软件最根本的原则就是实用、适用、操作简单、使用方便。

    “中小企业尤其是小企业要实现信息化第一步要做的事情，就是选择简单易用的产品和服务，同时要有强大而具有责任心的服务商，还有行之有效的方案，这样信息化起步就快，见效也快。”通达科技CEO高波介绍说。

    在针对中小企业OA选型，我们结合现有的OA软件，以中小OA的代表通达科技等OA为例，看看此类优秀的OA软件是如何与中小企业特点较好融合在一起的，或许能给中小企业OA选型以一番启发。

    首先，中小型OA应以采用Mysql数据库为宜，因为这是现有产品中运行速度最快的数据库系统，并且用户权限设置简单、有效，具有非常出色的逼近高端数据库的性能，更重要的是该数据库是免费开放的，这样就为用户降低大量成本。通达、威尔、思创等中小型OA这点表现突出。而若选择其他的数据库就需要额外掏钱购买昂贵的正版，否者只能用盗版。

    其次，中小型OA系统应重点集成电子邮件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、考勤管理、工作计划、网络硬盘、工作流、讨论区、投票、聊天室、文件柜、人事档案、工资管理、人员考核、办公用品、会议管理、车辆管理、图书管理、手机短信、CRM、时刻查询、电话区号查询、邮编查询、法律法规查询等常用价值的功能模块。目前一些所谓大型OA包罗万象，自以为万能，其实不少是累赘多余，而且每多一项功能就要加收3-10%的费用，增加用户的采购成本。其实OA应体现精致，除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公需要。这方面通达、极品、协达等OA有优势。

    再者，中小型OA的易用性应非常强，在安装维护上提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在几分钟内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。系统还能让用户极为方便设置权限和自定义工作流。通达科技CEO高波告诉说，“OA的功能虽然越来强大，但对功能操作要求却应是越来越简单，因为任何产品的发展都是越来越‘傻瓜化’——我们的产品是以最低电脑应用水平的用户为基准，尽量不出现超越客户平均理解认知水平的功能设计，常用功能的初级学习时间可控制在10分钟以内。”

    另外，与动辄十几万元甚至数十万元的其它OA软件相比，一些中小型OA仅两三万元，性价比很高。比如通达OA的完美服务版本价格只近2万元，而且终身免费服务和升级，节约投资，消除了大量隐性成本。这点中小企业在选型可仔细比较，择优取用。

    更为重要的是与一般OA软件所不同的不仅仅是它的价格，一些中小型OA更是敢向软件巨头挑战，在业界推出先用后买、1个月无条件退款保证的独特销售方式，用户可免费下载试用版试用再决定是否购买。先用后买的销售方式使得中小企业可以做到“只买好的，不选贵的”，充分降低企业的软件投资风险。这也显出此类中小型OA独具魅力。

    现在业界有种看法，认为“OA软件越贵越好”。高波说，这其实是一种片面的想法。实际上，产品的价格高并不等于其产品的品质高，也不等同于产品的功能强大，产品价格的高低取决于厂商的技术水平、营销策略以及服务理念。如基于Lotus平台的OA系统，往往还要额外配置微软IIS平台来支持这些应用，这也增加应用、安装、维护的难度;再如，大多数软件国内厂商依靠的是庞大、多级的分销组织模式，然而这种分销模式使经营管理成本、经销渠道费用骤加，最终产品性价比降低，等等。

    OA系统不象ERP，其需求一般比较标准，其技术复杂性也不是很高。所以，高价绝不是选择OA产品的正确途径，应该着眼于软件的实际价值。不能说原本挺便宜的东西，人家一提价我们就认为其品质上有了质的飞跃。也许东西还是原来的东西，最多换个包装，穿个马甲就打着高价的幌子来倒卖呢。

    也需要指出的是，为满足中小企业用户喜欢“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，但并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。目前OA系统的设计理念更趋向于建立一套通用性较强的平台，提供各种通用性高的功能模块并使这些模块具有最大程度上的可定制性，以此来满足不同行业不同用户的不同需求，而不是为了好看，捆绑一些多余的功能。

    推广实施OA，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求，结合企业自身的实际情况逐一对照，从产品和供应商方面认真综合比较，以主流的企业办公自动化软件为目标，最终选定企业所要用的OA。

    总之，中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、通用、性价比高的软件，只有这样才能让软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。

    “只选对的，不选贵的，鞋子穿到脚上要合适才行”。这是对中小企业选择OA的中肯建议。